Comment recouvrer une créance : le guide étape par étape
DG, vous n’êtes pas à l’abri que cela arrive à votre entreprise… Un déséquilibre entre les rentrées et les sorties et votre trésorerie prend l’eau : vous ne pouvez plus honorer vos charges. Mais savez-vous quand et comment recouvrer une créance, c’est-à-dire obtenir de votre débiteur le paiement de sa dette ? Une créance est la résultante de l’exécution d’une action prévue contractuellement, telle qu’une prestation de service ou la livraison d’un produit. Alors en cas d’impayé, il existe 2 types de recouvrement : amiable et judiciaire. Lesquels sont les plus appropriés à votre situation ? Quelles sont les étapes à respecter ? On vous dit tout.
Recouvrer une créance à l’amiable
Préambule indispensable à la judiciarisation du recouvrement, la démarche amiable, si elle ne permet pas de contraindre le débiteur au paiement de sa dette, est souvent plus rapide et moins fastidieuse. C’est pour cela qu’il convient de la privilégier. D’autant que si le recouvrement de la dette devait se complexifier, la tentative d’une résolution amiable sera considérée par le juge.
1ère étape : le rappel
Parfois, un simple rappel suffit à débloquer la situation. Un oubli, une erreur comptable, un retard sont des choses qui arrivent et ne sont pas forcément le signe d’une mauvaise relation commerciale. Pour cela, contactez votre débiteur par mail ou par téléphone, en lui rappelant le numéro de la facture en retard de paiement. En théorie, la lettre de relance doit être envoyée dès le premier jour du retard de paiement. Dans les faits, on peut être patient quelques jours de plus.
2ème étape : les lettres de relance
Malgré le rappel, toujours aucun signe de règlement en vue ? Il est temps de passer à la vitesse supérieure avec la lettre de relance. Si elle ne revêt aucun caractère obligatoire, elle instaure un nouveau rapport avec le mauvais payeur. D’abord, parce qu’elle est écrite et donc archivée. Ensuite, parce qu’elle reprend certaines mentions bien utiles pour formaliser concrètement l’impayé.
Votre lettre de relance doit être envoyée en courrier recommandé avec accusé de réception et mentionner :
- le numéro de facture
- le montant du paiement
- la date limite de paiement
- la prestation correspondante
- le montant ou le pourcentage des pénalités de retard
- ainsi que l’expression du souhait d’être payé dans les meilleurs délais (avec la ferme intention de passer au recouvrement judiciaire si la somme due n’est pas payée).
Gagnez du temps en programmant l’envoi de vos lettres de relance !
Certains logiciels de credit management comme Kwote, proposent dans leur partie recouvrement, un système de relances personnalisées. Finis les oublis de relance, tout est automatisé !
Je découvre3ème étape : la lettre de mise en demeure
Votre client ignore vos lettres de relance ? La lettre de mise en demeure aidera peut-être à le faire réagir. A ce stade, votre créancier peut toujours contester la mise en demeure et vous proposer un compromis pour le règlement des factures. Toutefois, c’est la dernière possibilité amiable pour votre débiteur de s’acquitter de sa créance envers vous.
Ce courrier est obligatoire si vous envisagez une procédure judiciaire avec injonction de payer. Il sert de point de départ pour calculer les intérêts de retard en cas d’action judiciaire, si vos factures et/ou vos Conditions Générales de Vente n’en prévoient pas.
Attention, la lettre de mise en demeure doit respecter certaines règles pour exercer ses effets de plein droit. Vous devez apporter la preuve que le paiement est en retard et veiller à ne pas être menaçant envers votre débiteur. Pas d’inquiétude : sur Kwote, vous pouvez personnaliser un modèle de lettre de mise en demeure déjà pré-établi.
Recouvrer une créance en procédure judiciaire
Il existe 3 procédures, plus ou moins longues, pour recouvrer une créance par voie judiciaire : l’injonction de payer, le référé provision et l’assignation au fonds.
Procédure 1 : l’injonction de payer
Cette procédure a la particularité d’être non-contradictoire : le débiteur n’est pas entendu, seul le juge détermine si la facture doit être payée ou non. Il émet alors une injonction de payer au débiteur pour tout ou partie de la dette, à compter de laquelle vous disposez de 6 mois pour envoyer l’ordonnance à votre débiteur par voie d’huissier.
Procédure 2 : le référé provision
Procédure accélérée, le référé provision est une avance sur la créance qui concerne uniquement les sommes dues par les administrations (établissement public, commune, service de l’Etat, etc.). Pour introduire la demande, vous devez prendre un avocat. Si votre requête est acceptée, le tribunal administratif fixera le montant de la provision. Si elle est rejetée, vous aurez encore la possibilité de faire appel devant la cour administrative d’appel dans les 15 jours.
Procédure 3 : l’assignation au fond
Si aucune de vos démarches ne porte ses fruits ou si vous estimez qu’elles n’ont aucune chance d’aboutir, vous pouvez intenter un procès contre votre débiteur. Au contraire de l’assignation en référé qui ne concerne que des points limités à traiter dans l’urgence, l’assignation “au fond” permet au juge de se prononcer sur tous les aspects de droits de l’affaire. À valeur de convocation, elle est également délivrée par un huissier, dont l’original revient au défendeur.
Recouvrer une créance, seul ou accompagné ?
Vous pouvez tout à fait recouvrer vos créances en interne. Certains logiciels de recouvrement, comme Kwote, vous font bénéficier d’une politique de relance bien pensée, un suivi client simple et efficace, et une meilleure collaboration au sein de vos équipes, pour limiter vos impayés… et ainsi à devoir recouvrer vos créances en procédure judiciaire !
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