Comment prévenir les risques impayés ?

Apprenez à connaître vos clients

Surveiller la solidité financière de ses clients, c’est la base… surtout que celle-ci évolue dans le temps ! Vous devez régulièrement mettre à jour les informations de vos clients, notamment l’évolution de leur capital, de leur forme juridique, des coordonnées de vos interlocuteurs, etc. L’objectif ? Évaluer vos relations commerciales en termes de solvabilité et risque d’impayés.

Il existe des bases de données pour vous y aider. Des sites comme société.com vous donnent librement accès aux informations que les entreprises doivent légalement communiquer à l’Insee et aux greffes des tribunaux de commerce. Toutefois, les informations financières s’y font de plus en plus rares depuis la loi Macron de 2015, autorisant la confidentialité des comptes sociaux annuels pour les micro et petites entreprises.

Pour gagner en temps et en efficacité, utilisez des bases de données BtoB, comme celle d’Altares,  qui vous délivre des informations pertinentes sur vos marchés, vos prospects et vos partenaires. Ainsi, vous gérez le risque d’impayés en France et à l’international en prévenant l’insolvabilité de vos partenaires.

Cultivez la culture cash au sein de votre entreprise

La culture cash ? C’est une mentalité d’entreprise où chaque collaborateur se sent impliqué à conserver le “cash” sur les comptes de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit d’une optimisation des flux de trésorerie, où les rentrées d’argent sont plus rapides que les sorties.

L’identification des freins à l’encaissement doit impliquer l’intégralité des collaborateurs d’une entreprise, peu importe la fonction ou la direction. Cette culture de la vigilance partagée ne se décrète pas et ne se déploie pas toute seule. De la pédagogie et quelques modules de sensibilisation sont souvent indispensables pour l’amorcer.Toutefois, une fois instaurée, la culture cash s’avère précieuse dans le pilotage commerciale de l’entreprise. Un turn-over important, un SAV débordé, la perte d’un marché… sont autant de signaux faibles remontés par vos équipes sur le terrain et qui renseignent sur la santé financière d’un client.

Mettez sur pied une procédure de recouvrement

Le délai de paiement habituel en France (et rappelé sur le site du service public) est au 30ème jour suivant la réception de marchandises ou l’exécution de la prestation. Dans les faits, une marge de 60 jours est tolérée sans crainte de pénalités. Seulement parfois, certains clients ont besoin qu’on leur rappelle de régler la note. Il faut alors se doter d’un processus de relance clair, rythmé et régulier. Outre la crédibilité et l’autorité qui découlent de ce genre de correspondances formelles, elles permettent souvent de réduire les délais de recouvrement. Et c’est justement ce que vous permet le CRM de Kwote : il rythme votre processus de recouvrement, de la lettre de relance à la mise en demeure.

Votre procédure de relance doit prévoir 3 types de lettres : rappel, relance et mise en demeure. Passé ces 3 étapes, vous pouvez envisager une procédure judiciaire avec cette fois injonction de payer, référé provision et assignation au fond.

Soignez la rédaction de vos CGV

Des Conditions Générales de Vente rédigées dans les règles de l’art vous protègent efficacement contre les risques d’impayés.

Elles doivent être adaptées à l’activité de votre entreprise afin d’éviter qu’elles ne soient contestées. Pour des CGV exhaustives et adaptées, prenez conseil auprès d’un avocat.

Publiez-les officiellement sur votre site Internet et ne manquez aucune occasion de les faire signer à vos clients au moment de la conclusion des contrats.