Maîtriser les encours clients : comment faire ?

Bonjour Aïcha ! Tu es gestionnaire client pour le groupe Riccobono, c’est bien ça ?

C’est ça ! Mes missions comportent une partie recouvrement des clients pour le groupe Riccobono, mais aussi tout ce qui touche à la gestion du risque et à l’assurance crédit. Et depuis quelques temps, je gère tout cela sur l’outil kwote qui m’aide beaucoup.

Pour le moment, nous n’utilisons pas encore le module recouvrement à 100 % car je suis en train de finaliser sa mise en place avec l’aide de mes collègues. C’est seulement une question de temps avant que kwote ne soit totalement opérationnel chez Riccobono !

Très bien ! Et comment faisiez-vous auparavant pour la gestion du recouvrement ? 

Les relances client se faisaient principalement par mail ou par courrier. Lorsque les créances n’étaient pas soldées et que le client était assuré crédit, les contentieux étaient envoyés à notre prestataire en assurance. 

Par contre, quand les clients n’étaient pas assurés crédit, nous devions le gérer en interne.

Vous comprenez pourquoi nous comptons beaucoup sur ce module pour gagner du temps !

Même si je ne suis pas la seule à gérer tout cela, je m’occupe de toutes les premières relances et de la partie recouvrement : quand le client ne paie plus et que nous entrons dans le contentieux. Mes collègues s’occupent quant à elles, des factures et des relances directes aux clients.

Et qu’est-ce qui vous a amené à utiliser kwote ?

Le but était de pouvoir suivre les encours clients, les assurances crédit et d’avoir le moins de risques possibles.

Quand nous aurons mis en place le module recouvrement, nous pourrons même voir au niveau des actions de relance ce que cela nous apportera.

Qu’attendez-vous du module recouvrement de kwote ?

Ce que l’on espère, c’est que les créances client soient suivies régulièrement et qu’il n’y ait plus de loupés sur certaines créances. Grâce aux scénarios de relance, on va pouvoir minimiser les risques.

Comment s'est passée l’intégration de kwote au sein du groupe ?

Simplement : le site est intuitif et on arrive à s’y retrouver assez rapidement. Le but, c’est que tout le monde utilise kwote pour le suivi des clients. Quand tout le système a été mis à jour et que le paramétrage était parfait, nous nous sommes vite aperçus que c’était un bon outil, regroupant toutes les informations dont nous avions besoin et en plus, facile à gérer.

Vous l’utilisez au quotidien ?

Oui, kwote est toujours ouvert ! Je jette un coup d’œil quotidiennement aux encours clients. Le groupe Riccobono comprend une quinzaine de sociétés, qui chacune, compte un certain nombre de clients… Kwote nous permet de regrouper les encours clients de chacun. 

Le vrai avantage, c’est que nous pouvons avoir des visions consolidées de nos clients, car ils sont parfois clients de plusieurs filiales. Je peux ainsi voir les comptes clients sur toutes les sociétés.

Cette vision d’ensemble, c’est vraiment un plus ! Cela nous évite de nous éparpiller. Maintenant, nous allons sur notre fiche client et nous avons une vision globale.

Vivement la suite alors ?

Cet outil que l’on utilise au quotidien est un très bel outil qui regroupe à la fois le suivi des clients, le suivi des relances, le suivi de l’assurance crédit et des garanties client…

C’est vraiment la solution qu’il faut pour gérer la relance client, et encore, nous n’utilisons pas l’outil à 100 % ! Mais au niveau de la gestion client, il y a tout dans kwote. Bientôt avec le module recouvrement, nous passerons à une nouvelle étape, alors oui, il n’y a plus qu’à lancer la machine !