Mieux piloter son recouvrement grâce à la balance âgée

La balance âgée, pour une meilleure visibilité des créances

Considéré comme un actif de l’entreprise, au même titre que les immobilisations corporelles (marchandises, matières premières, matériel), le poste client n’est qu’un poste transitoire. Dans un monde parfait, une facture est réglée dans le délai prévu par vos conditions générales de vente et la relance pour facture impayée n’existe tout simplement pas.

Il faut croire que le monde ne l’est pas, et les créances non soldées sont malheureusement une réalité. Mais certainement pas une fatalité. Toutefois, plus elles durent, plus leur impact sur la trésorerie et votre BFR est important. Cette ancienneté génère des pertes proportionnelles à la durée de la procédure de recouvrement. C’est là que la balance âgée intervient.

La balance âgée offre une vue du poste client, aussi bien qualitative que quantitative. C’est tout l’intérêt de la balance âgée : donner une vision des encours client, et notamment des retards de paiement (exprimés en jours de retard).

Pilotez votre recouvrement avec la balance âgée

La balance âgée répartit l’encours de créances dans plusieurs colonnes pour une meilleure lisibilité et évaluation de la criticité de la situation. Généralement au nombre de 5, ces colonnes correspondent aux principales étapes du recouvrement amiable, plus 2 colonnes récapitulatives, comme ci-dessous :

Elle permet donc de mesurer la qualité du poste client au global et par client. Tout l’objectif pour le gestionnaire est d’éviter le passage des créances dans les colonnes de droite pour préserver la trésorerie et la rentabilité de l’entreprise.

Le principal avantage de cet outil est l’identification des montants et retards les plus importants, via un tri croissant ou décroissant dans chacune des colonnes :

3 tris pour 3 actions de relance

1. Les créances non échues aux montants les plus importants pour effectuer des relances préventives afin d’obtenir une promesse de règlement pour la date d’échéance
2. Les clients cumulant les plus importants retards de paiement en montants et mettre en place les actions de recouvrement adéquats
3. Les retards les plus anciens (+ de 120 jours) doivent alerter sur la nécessité de prise de garanties, de limites de crédit ou de cessation de commandes.

L’identification faite, le gestionnaire doit trouver une explication au retard de créances afin de la doubler d’une action pour amener le client à payer.

Attention : priorisation ne veut pas dire “oubli”

Cette méthode trouve ses limites dans l’usage que l’on en fait. Le risque c’est que le gestionnaire ne traite pas l’intégralité de la balance âgée. Or, tous les clients doivent être relancés, notamment dans un contexte où il est vital pour l’entreprise que toutes ses factures soient réglées.

Évaluez la performance de votre recouvrement avec la balance âgée

Pour une analyse beaucoup plus fine, la balance âgée permet de calculer un taux de retard de paiement par client. 

Appliqué à chaque tranche de retard, ce taux permet d’ajuster ses relances en fonction du client. Le taux de retard doit être évalué sous deux angles : retard global et retard par tranche d’âge. En marche normale, ce taux doit diminuer dans les colonnes des créances les plus anciennes. 

Notre exemple ci-dessous démontre clairement un problème avec le client 3 dont la moitié des factures sont en retard dont 14% à plus de 120 jours.