Recouvrement à l’amiable : quelle est la procédure ?

Qu’est-ce que le recouvrement à l’amiable ? C’est le préambule indispensable à la judiciarisation du recouvrement. Cette démarche est préférable car plus rapide et moins fastidieuse que le recouvrement judiciaire.

Certes, elle ne permet pas de contraindre le débiteur au paiement de sa dette. Toutefois, une tentative d’une résolution amiable est considérée par le juge, si le recouvrement de la dette venait à se complexifier. Découvrez les 3 grandes étapes du recouvrement à l’amiable !

Procédure recouvrement amiable

1ère étape du recouvrement à l’amiable : le rappel

Un oubli, une erreur comptable, un retard sont des choses qui arrivent. Ils ne sont pas forcément le signe d’une mauvaise relation commerciale ! Alors parfois, un simple rappel suffit à débloquer la situation. 

Pour cela, contactez votre débiteur par mail ou par téléphone. Veillez à lui rappeler les numéros des factures en retard de paiement.

La lettre de relance comme 2ème étape du recouvrement à l’amiable

La lettre de relance doit être envoyée en théorie dès le premier jour du retard de paiement. Dans les faits, quelques jours de patience supplémentaires sont acceptables. Toujours aucun signe du règlement ? Il est temps de passer à la vitesse supérieure.

La lettre de relance instaure un nouveau rapport avec le mauvais payeur, même si elle ne revêt aucun caractère obligatoire. Écrite et donc archivée, elle reprend certaines mentions bien utiles pour formaliser concrètement l’impayé.

Envoyez votre lettre de relance en courrier recommandé avec accusé de réception, sans oublier de mentionner :

  • le montant du paiement
  • le numéro de facture
  • la date limite de paiement
  • la prestation correspondante
  • les pénalités de retard (montant ou pourcentage)

Veillez également à exprimer clairement votre volonté d’être payé dans les meilleurs délais, avec la ferme intention de passer au recouvrement judiciaire si nécessaire.

Dernière chance de recouvrement à l’amiable : la lettre de mise en demeure

Malgré vos efforts, votre client ignore vos lettres de relance ? Peut-être que la lettre de mise en demeure le fera réagir. 

La mise en demeure est contestable. C’est pourquoi, à ce stade, vous pouvez encore proposer ou accepter un compromis quant au règlement des factures. C’est toutefois la dernière possibilité amiable pour votre débiteur de s’acquitter de sa créance envers vous. 

Si vous envisagez une procédure judiciaire avec injonction de payer, ce courrier obligatoire sert de point de départ pour calculer les indemnités de retard. Il est d’autant plus utile si vos factures et/ou vos Conditions Générales de Vente n’en prévoient pas.

Attention !  Pour exercer ses effets de plein droit, votre lettre de mise en demeure doit respecter certaines règles. Veillez à apporter la preuve que le paiement est en retard et à ne pas être menaçant envers votre débiteur. Sur Kwote, les lettres de mise en demeure précisent les factures impayées. En plus d’apporter la preuve du retard de paiement, vous gagnez du temps en n’ayant plus besoin de lister l’ensemble des retards à la main. C’est l’avantage avec Kwote : tout est automatisé et pour autant personnalisable.

Le recouvrement à l’amiable, seul ou accompagné ?

Vous pouvez tout à fait gérer le recouvrement à l’amiable en interne. Certains logiciels de type CRM, comme Kwote, vous offrent une politique de relance structurée et automatisée, avec à la création de scénarios de relance personnalisés. Parfaits pour entretenir de bonnes relations avec le contact payeur ! Kwote c’est aussi : un suivi client simple et efficace et une meilleure collaboration au sein de vos équipes, pour limiter vos impayés… et ainsi à devoir recouvrer vos créances en procédure judiciaire !

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A retenir

  • Avant de recourir au recouvrement judiciaire, privilégiez le recouvrement à l’amiable qui jouera en votre faveur.
  • Il y a 3 étapes dans le recouvrement à l’amiable : le rappel, la lettre de relance et la lettre de mise en demeure.
  • Certains logiciels de recouvrement comme Kwote vous permettent de gérer votre recouvrement à l’amiable en interne.

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