Créer des scénarios de relance sur kwote : notre guide

La gestion du recouvrement des créances est un processus long et fastidieux. Pour gagner en efficacité, tout en conservant une relation financière client optimale, il est possible d’opter pour des scénarios de relance personnalisés. Entièrement automatisés, ces scénarios faciles à mettre en place vous permettent de faire passer votre stratégie de relance client à un niveau supérieur. Mais comment créer un scénario de relance, l’automatiser et l’adapter à la gestion de votre entreprise ? Kwote vous explique en détail le fonctionnement des scénarios de relance personnalisés et automatisés.

Des scénarios de relance automatisés pour gagner du temps

Qu’on se le dise : piloter la relance des impayés sur Excel est une pratique d’un autre temps, pourvoyeuse d’erreurs, handicapante lorsqu’un fichier est sauvegardé en local et très chronophage quand les équipes sont éclatées sur un vaste territoire.

Alors comment se simplifier la vie ? En disposant d’un processus de relance efficace, qui, en adressant un message clair, personnalisé et persuasif au moment opportun, permet réellement de réduire les délais de règlement. 

Nombreux sont les avantages d’une relance automatisée : 

  • Libérer les équipes comptables et recouvrement des tâches à faible valeur ajoutée
  • Limiter les risques d’erreur
  • Améliorer la traçabilité des actions 
  • Identifier plus rapidement les mauvais payeurs

Améliorer sa trésorerie grâce aux relances personnalisées

Il n’a jamais été aussi simple de se débarrasser des tâches les plus fastidieuses. Il suffit d’entrer vos informations et préférences dans l’outil relance de kwote et d’y importer vos données clients (informations légales, factures, créances, pièces comptables, etc.). Vous pourrez ensuite personnaliser vos scénarios de relance et vos actions. 

Plusieurs possibilités s’offrent à vous : relance par mail, appel téléphonique, courrier ou SMS. À vous de programmer ce qui vous paraît le plus adéquat en fonction du type de client. Cela vous permet de fluidifier et d’améliorer la communication avec chaque client. 

Avec kwote, vous pourrez partager les accès aux actions de relance et au logiciel de recouvrement à vos collaborateurs et faciliter la communication en interne.

Le recouvrement de vos créances est ainsi accéléré et amélioré avec des scénarios de relance personnalisés vous permettant de conserver une trésorerie la plus saine possible.

L’outil kwote pour la gestion de vos scénarios de relance

Scénarios de relance multicritères

Kwote vous permet de récupérer l’ensemble des données financières de votre entreprise et de les centraliser en une seule interface. Toutes les informations utiles à la création de scénarios de relance sont ainsi réunies et faciles à organiser. Il est par exemple possible de suivre l’évolution de la solvabilité et la situation de crédit de vos clients pour adapter les scénarios de relance en étant au plus proche des besoins.

Les scénarios de relance personnalisés avec kwote contiennent des critères prédéterminés par vos équipes. Il est tout à fait possible de les modifier en cours de route en fonction de l’évolution de votre relation financière client. Chaque scénario est adapté à un client particulier, c’est donc une bonne manière de soigner votre relation et démontre une grande capacité d’adaptation.

Tableau de bord pour améliorer la visibilité

Les actions de relance mises en place peuvent être configurées directement depuis notre interface. Il est ainsi possible d’ajouter ou de retirer des actions de manière très simple en cours de route. Elles sont configurées, au choix, de façon entièrement automatique, semi-automatique ou manuelle pour une plus grande flexibilité. 

L’automatisation des relances comprend 3 étapes indispensables : 

  • La prévention : le client est prévenu avant échéance du montant dû et des modalités.
  • La relance automatique : en cas de retard de paiement, plusieurs relances sont envoyées, comme le prévoit le scénario.
  • La clôture : une fois le règlement effectué, un message est transmis au client lui confirmant sa réception.

Les informations de chaque client sont regroupées dans un tableau de bord accessible par notre plateforme en un seul clic. Cette visibilité accrue sur vos scénarios de relance est une manière de gagner en efficacité et vous permet d’anticiper sur les actions à venir. 

Une gestion des litiges en ligne

Lorsqu’un litige est identifié, sa résolution se voit simplifiée par vos équipes. Un portail client sécurisé avec accès rapide à la créance est à votre disposition pour favoriser le règlement et donc, limiter les risques pesant sur votre trésorerie. Les actions à mener concernant un litige peuvent être gérées par un membre de votre équipe de manière simplifiée et moins chronophage.

Efficacité des relances et personnalisation sont les deux piliers rendus possibles par les scénarios de relance kwote. En s’adaptant à la fois aux préférences des clients et à votre organisation, ces scénarios vous assurent de récupérer votre trésorerie tout en améliorant votre communication.

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