Externaliser ou internaliser votre processus de recouvrement : comment choisir ?

Bonjour Marion ! Tu es manager du service risque client chez La Varappe. C’est bien ça ?

Bonjour, oui, c’est exactement ça. Nous sommes une entreprise d’insertion dont le siège social est situé à Aubagne, dans les Bouches-du-Rhône. En 30 années d’existence, notre groupe s’est imposé comme leader de l’inclusion et du retour vers l’emploi, dans notre région, et au-delà. 

En ce qui me concerne, je supervise l’équipe chargée du suivi du recouvrement pour notre branche Travail Temporaires. Et croyez-moi, lorsqu’il s’agit de monitorer une cinquantaine d’agences, des centaines de comptes clients et 54 millions d’euros de chiffre d’affaires, il y a du travail.

Surtout si l’on est mal équipé !

Longtemps ce fut notre cas, lorsque nos principaux outils étaient Excel et une grande dose de courage. Nous faisions remonter de nos agences des documents sur lesquels nous pointions manuellement les règlements avant de faire redescendre la liste des clients à relancer par les agences locales. 

Autant vous dire : une charge considérable de travail et l’occasion de laisser des erreurs se glisser dans toutes ces manipulations manuelles. 

A cette époque, j’avais la charge de 12 agences et cela me prenait 2 à 3 jours par semaine ! Les choses ont changé lors d’une réorganisation de mon service …

Que s’est-il passé ?

Mon périmètre d’intervention s’est élargi à l’ensemble du territoire, passant ainsi de 12 à … 50 agences ! Ingérable sans challenger nos process … 

kwote, kwote, kwote : c’est là que nous toquons à la porte !

Précisément. A la faveur du premier confinement et d’une moindre charge de travail, nous avons assisté à une démonstration de la plateforme. J’en suis tombée amoureuse et j’ai tout de suite compris le gain de temps potentiel ! 

Centralisation des informations, relances automatiques, génération de courriers … on pourrait désormais suivre précisément les relances sans avoir à solliciter nos agences déjà bien occupées ! Le rêve.

Quelle est votre organisation désormais ?

Chaque agence à son propre accès dédié et pilote sa base client dans l’interface. Les résultats sont visibles : en quelques mois après l’intégration de la solution, notre délai de paiement moyen est passé de 80 à 67 jours quand notre délai de recouvrement, lui a été divisé par 2. 

Au-delà, cette bonne gestion fluidifie nos échanges. Lorsque les alertes sont bien positionnées, c’est facile de passer un petit coup de fil quelques jours avant de basculer en contentieux. Dans la très grande majorité des cas, ça permet de débloquer la situation avant qu’elle ne s’envenime inutilement. 

Bref, nous gérons désormais environ 55 agences à 3, avec de supers résultats et des gains visibles !

C’est le mot de la fin ?

Pour rien au monde je ne lâcherais kwote ! 

 

Il est super ce mot de la fin …

Si comme Marion, vous souhaitez gagner du temps sur vos actions et voir de vrais résultats, n’attendez plus pour découvrir nos solutions kwote !

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