Gestion du processus de recouvrement : en interne ou en externe ?

Comment gérer son processus de recouvrement ?

Ce n’est pas un scoop : une bonne gestion des actions de relance, est essentielle pour votre entreprise. Et parce que sa santé en dépend, il vous faut vous équiper d’outils et de processus efficaces pour ne pas accumuler les retards de paiement. C’est à ce prix que vous mettrez toutes les chances de votre côté dans la quête d’un recouvrement rapide de votre trésorerie et éviterez d’onéreux frais de procédures judiciaires.

Anticipez vos impayés

Avant de faire appel à une solution externe de recouvrement ou de vous équiper en interne, il est intéressant de prêter une attention particulière à vos encours clients. Avoir une bonne visibilité sur votre trésorerie est la première étape d’une gestion saine de votre stratégie de relance     , cela vous permettra d’anticiper les impayés, et donc les litiges.

Vous pouvez évaluer la santé financière des entreprises avec lesquelles vous souhaitez travailler en amont (renseignements commerciaux, étude des données légales et du bilan financier par exemple). Cette évaluation peut se faire très simplement via l’outil Kwoting. Véritable allié des entreprises, cet application vous permet d’obtenir très rapidement l’ensemble des informations principales à connaître sur les clients.

Enfin, il est nécessaire d’annoncer et de faire respecter les délais de paiement à vos clients en : 

• les informant du montant des frais de retard et des pénalités qui l’accompagnent ;
• encadrant la transaction commerciale par des CGV ou des clauses.

Une fois cette première étape passée, vous allez ensuite devoir choisir entre une gestion en interne du recouvrement, si le contexte vous le permet, ou une externalisation de ce processus permettant de dégager du temps mais bien souvent très coûteuse.

Internaliser son processus de recouvrement

Pourquoi internaliser ?

Internaliser son processus de recouvrement est un avantage majeur si l’on souhaite maîtriser et préserver sa relation-client. La relation que vous entretenez avec ce dernier vous permet d’être plus efficace dans la résolution de ce type de problématiques. Cette proximité vous permet aussi d’anticiper tous les changements de comportement et de prendre des mesures en cas de modification des délais de paiement par exemple.

Gérer le processus de recouvrement en interne vous permet également de réduire les coûts et de mieux maîtriser votre poste client. L’externalisation du recouvrement s’avère en effet parfois coûteuse en temps et en argent.

• Du personnel dédié au recouvrement

Le recouvrement, parce qu’il est central dans la stratégie de votre entreprise, doit être géré par des professionnels formés veillant en permanence sur ce secteur qui évolue vite.

Une personne chargée du recouvrement a donc un rôle essentiel dans la santé financière de son entreprise ! Elle doit disposer de compétences en relations commerciales et en psychologie pour être efficace à ce poste. Savoir écouter les besoins des clients, comprendre les points de blocage, être efficace en négociation est essentiel pour réussir à se faire respecter, tout en conservant une relation de confiance avec la clientèle.

• Des outils pertinents

« Un mauvais ouvrier a toujours de mauvais outils ». Le recouvrement ne fait pas exception et on ne déclare pas la guerre aux impayés en étant armé d’une calculette et d’un fichier excel. Des outils permettent de centraliser les datas et d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Il s’agit par exemple de logiciels de recouvrement, d’outils de bureautique performants ou encore d’informations clés concernant les clients.

De nombreux outils permettent désormais de gérer ces processus de recouvrement en interne. Simples d’utilisation, ces solutions digitales permettent à l’entreprise de gagner un temps précieux. 

Externaliser son processus de recouvrement

Pourquoi externaliser ?

Externaliser le recouvrement s’avère être une option efficace lorsque l’on ne dispose pas des ressources nécessaires en interne telles que du personnel qualifié ou des logiciels et équipements matériels.

Lorsque les retards de paiement s’accumulent et qu’aucune solution n’est trouvée en interne, il est alors temps de faire appel à un tiers de confiance qui récupérera les impayés à votre place. 

Les cabinets de recouvrement possèdent une grande connaissance des prestations judiciaires (huissiers, avocats, etc.) et disposent d’une expertise en matière de recouvrement. Ils agiront comme un intermédiaire neutre entre vous et le client.

Bien choisir son expert en recouvrement

En recouvrement comme avec les chasseurs, il y a les bons et les mauvais. S’entourer d’un bon cabinet de recouvrement est primordial : choisissez un service spécialisé dans votre domaine de compétences. Il pourra ainsi travailler efficacement et trouver les solutions les plus adaptées à votre secteur d’activité.

Pensez aussi à vérifier les documents légaux de la société de recouvrement, même s’il est de plus en plus rare de tomber sur des agences peu scrupuleuses. 

Avant de vous engager, demandez-leur de vous fournir : 

• une déclaration d’activité ;
• une preuve d’assurance civile ;
• l’existence d’un compte bancaire dédié à la réception des fonds recouvrés.

Pour disposer d’un processus de recouvrement efficace, il vous faudra faire le choix le plus judicieux pour votre entreprise. Externaliser ou internaliser le recouvrement est une question qui se tranche sur l’autel des ressources disponibles dans votre entreprise et de vos besoins en matière de surveillance pour ne pas vous retrouver en difficulté financière. 

Gagnez du temps dans l’analyse de votre trésorerie et la gestion de vos impayés en essayant la solution kwote recouvrement.